Тахографы должны устанавливать перевозчики грузов и пассажиров. Требования к тахографам разделяются, в зависимости от типа перевозок (международные и внутренние).

Для перевозчиков, осуществляющих международные перевозки, обязательными являются требования договора ЕСТР (Международное Соглашение, касающееся экипажей транспортных средств, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров). В этом случае перевозчики обязаны соблюдать следующие нормативные акты: ТР ТС 018/2011; ЕСТР; 127 ФЗ; 195 ФЗ; 196 ФЗ; 197 ФЗ.

Для перевозчиков, осуществляющих исключительно внутренние перевозки, обязательными являются требования законодательства РФ, в которых предусмотрен иной тип тахографа, не совместимый с ЕСТР. Технические требования к этому типу тахографов изложены в Приказе Минтранса № 36, а порядок оснащения – в Приказе Минтранса № 273. В этом случае перевозчики должны соблюдать следующие нормативные акты: ТР ТС 018/2011; 195 ФЗ; 196 ФЗ; 197 ФЗ; Постановление Правительства РФ 1213; Приказы Минтранса № 36, № 273, № 15.

Под требование по оснащению тахографами в рамках ЕСТР подпадают транспортные средства, имеющие более 9 посадочных мест, включая водителя, либо полную массу более 3,5 тонны для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, или более 7,5 тонн для физических лиц. В этом случае на борту автомобиля должен быть установлен тахограф, соответствующий действующим на текущий момент требованиям ЕСТР.

Под требования по оснащению тахографами для внутренних российских перевозок подпадают юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые на любом законном основании владеют транспортными средствами. Это могут быть права собственности, права аренды или договора подряда. Оснащение предусмотрено для транспортных средств более 3,5 тонн, либо имеющих более 9 посадочных мест, включая водителя.

Из-под оснащения выведены транспортные средства, подпадающие под исключения, определенные в Приказе Минтранса № 36:

    осуществляющие международные перевозки;

     осуществляющие городские и пригородные регулярные пассажирские перевозки;

     пассажирские и грузовые троллейбусы;

     автобетононасосы, автобетоносмесители, автогудронаторы, автокраны и транспортные средства, оснащенные кранами-манипуляторами;

     автомобили скорой медицинской помощи;

     автоэвакуаторы;

     пожарные автомобили;

     транспортные средства для коммунального хозяйства и содержания дорог;

     транспортные средства для обслуживания нефтяных и газовых скважин;

     транспортные средства для перевозки денежной выручки и ценных грузов;

     транспортные средства, оснащенные подъемниками с рабочими платформами;

     медицинские комплексы на шасси транспортных средств;

     автолавки;

     автобусы для ритуальных услуг;

     автомобили-дома;

     бронированные транспортные средства;

     самоходные сельскохозяйственные машины;

     передвижные лаборатории и мастерские;

     передвижные репортажные телевизионные студии;

     транспортные средства, зарегистрированные военными автомобильными инспекциями или автомобильными службами федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом предусмотрена военная служба;

     транспортные средства органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность;

     транспортные средства, зарегистрированные органами, осуществляющими государственный надзор за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники;

     транспортные средства, включенные в перечень видов и категорий колесных транспортных средств, с года выпуска которых прошло 30 и более лет, которые не предназначены для коммерческих перевозок пассажиров и грузов, имеют оригинальный двигатель, кузов и раму (при наличии), сохранены или отреставрированы до оригинального состояния, и в отношении которых утилизационный сбор, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 30 августа 2012 г. N870 "Об утилизационном сборе в отношении колесных транспортных средств"*, не уплачивается;

     находящиеся в эксплуатации автобусы с числом мест более 20 и грузовые автотранспортные средства с полной массой свыше 15 тонн, предназначенные для междугородных и международных перевозок, оснащенные до 8 ноября 2013 г. тахографами при изготовлении, в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 августа 1996 г. N 922 "О повышении безопасности междугородных и международных перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом.

Исключение предусмотрено в том случае, если в паспорте транспортного средства указана одна из вышеперечисленных категорий.
Для того чтобы определить принадлежность транспортного средства к списку исключений: – необходимо внимательно изучить: – как сформулировано исключение – подразделяются исключения по принадлежности к организации или по принадлежности к виду деятельности.
Для определения принадлежности транспортного средства к списку исключений, важно учесть:

     формулировку исключения,

     принадлежность транспортного средства к организации,

     вид деятельности, выполняемый на транспортном средстве.

Принадлежность к виду деятельности означает, что исключаются только те автомобили, которые выполняют данный вид деятельности. 
Для примера: Транспортные средства (уборочная техничка), которая принимают участие в работах связанных с содержанием дорог, т.е убирают улицы с помощью каких-либо механизмов – не обязаны оснащаться тахографами. А вспомогательная техника, которая принадлежит организации, но не принимает участие в уборке, например, автобус, который подвозит рабочих к месту уборки – подлежит оснащению.
Другой пример: Все транспортные средства органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, вне зависимости от того принимают они непосредственное участие в оперативно-розыскной деятельности или нет – не подпадают под оснащение.